Title: ARBEITSBLATT- oO(6): Seriebrief drucken
Course: Serienbrief

Serienbriefe drucken

1. Der letzte Schritt zur Erstellung von Serienbriefen ist der "Ausdruck" der Briefe.
Der Assistent bietet im oberen Teil unterschiedliche Verfahren an, wie mit den Briefen umgegangen werden soll. Man könnte sie direkt an den Drucker schicken (5) oder zur Belegarchivierung und Endkontrolle zunächst speichern (1) . Wählen Sie zunächst diese Option.
Im unteren Teil können Sie dann entscheiden, ob jeder Brief zu einem einzelnen Dokument verarbeitet werden soll. OpenOffice vergibt in diesem Fall laufende Nummern. Die Alternative besteht darin, dass alle Serienbriefe ein Dokument darstellen. (2) Jeder Serienbrief stellt dann eine/oder mehrere Seite(n) dieses Gesamtdokumentes dar.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, nur bestimmte (aufeinanderfolgende) Briefe zu drucken (Von ... Bis...) (3). Dazu muss man aber die Datensatznummern der gewünschten Briefe kennen.
Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie abschließend auf (4) <Dokumente speichern>
Abb. 1
2. Sie gelangen dann in den Standard-Speichern-Dialog. Vergeben Sie unter (1) einen Namen für Ihr(e) Serienbriefdokument(e) und schließen diesen Dialog mit (2) <Speichern> ab. | Abb. 2
3. Wie Sie in der nebestehenden Abbildung sehen, wird der Serienbrief nicht nur gespeichert sondern auch gleich geöffnet. Leider trägt openOffice nicht den festgelegten Namen ein, sondern kennzeichnet das Dokument als "Unbekannt1". Wenn Sie dieses Dokument schließen wollen, werden Sie deshalb noch einmal zum speichern aufgefordert, was aber eigentlich überflüssig ist. Scheinbar hat das Programm an dieser Stelle noch einen kleinen Fehler. | Abb. 3

Damit ist unser Serienbrief erstellt!
Wie verfährt man aber, wenn ein Serienbriefhauptdokument besteht und sich nur die Datensätze verändert haben?
Den Serienbriefassistenten muss man in diesem Fall nicht bemühen. Nach dem Öffnen eines Serienhauptdokumentes blendet openOffice - nicht wie Microsoft Word - die Steuerelemente zur Bearbeitung des Seriendrucks ein!
Stattdessen muss man sich über die Befehlsfolge <Ansicht> <Datenquellen> die verbundene Datenbank anzeigen lassen.

Abb. 4

Dann bietet das Programm aber einiges an Komfort. Im linken Teil des Fenster werden in einer Baumansicht alle Datenquellen dargestellt (1). Rechts daneben findet sich die verbundene Tabelle mit ihren Tabelleninhalten (2). Und in der Iconleiste (3) treffen wir auf zahlreiche Werkzeuge zur Bearbeitung, vom Umsortieren, Suchen über unterschiedliche Filterfunktionen und den Zugang zur eigentlcihen Datenbank!