Title: ARBEITSBLATT- oO(3): Datenbank definieren
Course: Serienbrief

Datenbankstruktur erstellen

1. Wenn Sie zum 3. Schritt kommen, muss eine Datenbank (Steuerdatei) ausgewählt werden, mit der das Hauptdokument verbunden werden soll. Die Datenbank enthält die individuellen Informationen, die in den Standardtext des Briefes eingemischt werden sollen. Open Office spricht in diesem Zusammenhang immer von Adressblock und geht deshalb auch von typischen Feldbezeichungen für eine Adresse aus. Damit können wir aber nichts anfangen. Nehmen Sie deshalb das Häckchen (1) weg und klicken anschließend auf (2). | Abb. 1
2. Nachdem Sie den Button (1) betätigt haben, öffnet sich ein weiteres Fenster. Hätten Sie schon einmal mit einer Datenbank gearbeitet, würden diese Dateien in dem Feld (2) aufgelistet. Weil in unserem Fall aber keine vorhandene Steuerdatei verwendet werden kann, klicken Sie bitte auf (3) <Erstellen>. | Abb. 2
3. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, indem Sie einen Vorschlag für eine Datenbankstruktur erhalten. Die Bezeichungen vor den leeren Zeilen werden "Feldnamen" genannt. Die Zeilen sind leer, weil die Felder bisher auch noch keine Inhalte besitzen. Mit den vorgeschlagenen Feldnamen können wir aber nicht arbeiten, deshalb klicken wir auf den Button <Anpassen>! | Abb. 3
4. In dem folgenden Fenster sehen Sie links die vorgeschlagenen Felder. Markieren Sie dort das erste Listenelement (1) und klicken anschließend auf (2) <Löschen>. Das vorgeschlagene Feld wird gelöscht und das nächste Feld markiert. Deshalb können Sie nun so lange auf <Löschen> klicken bis die Liste leer ist. | Abb. 4
5. Nachdem Sie die Liste geleert haben, klicken Sie auf (1) <Hinzufügen>. Es öffnet sich das Fenster "Element hizufügen". Tragen Sie in die leere Zeile (2) eine Feldbezeichnung ein, die wir für den Elternbrief benötigen.
Abschließend klicken Sie auf (3) <Add> und wiederholen diese Arbeitsschritte so lange, bis alle Felder des Elternbriefes definiert sind.
Sobald die Liste vollständig ist, können Sie die Reihenfolge der Felder durch die Pfeilbutton neben der Feldliste umsortieren. (Siehe Abb. 4).
Abschließend verlassen Sie dieses Fenster, indem Sie auf <OK> klicken!
Abb. 5
6. Sobald das Fenster geschlossen ist, erscheint nun die nebenstehende Abbilddung 6, die nun unsere neue Datenbankstruktur zeigt. Wir könnten an dieser Stelle schon die Felder mit Inhalten füllen. Wir wollen diese Datenbankstruktur aber zunächst einmal sichern, klicken deshalb auf <OK>! | Abb. 6
7. Im jetzt erscheinenden Fenster wird der Speicherdialog eröffnet.
Bei der Installation hat OpenOffice schon einen Ordner für Datenbankdateien (1) angelegt. Natürlich könnten wir auch an einem anderen Ort speichern. Wir akzeptieren aber diesen Vorschlag und tragen unter (2) den Dateinamen "Mitteilung" ein.
Wie Sie in (3) erkennen, speichert oO die Daten in einem Standardtabellenformat ab (CSV), das von vielen Programmen gelesen werden kann.
Nachdem Sie Ihre Eintragungen mit <Speichern> abgeschlossen haben, kehren wir unser Ausgangsfenster (Abb. 8) wieder zurück.
Abb. 7
8. Sie sehen, unsere neu definierte Datenbank erscheint nun in der Liste, der in diesem System angelegten Datenbanken. | Abb. 8

Die Definition der Datenbank ist nun abgeschlossen. Allerdings fehlen unserer Datenbank noch jegliche Daten!

Weiter geht es mit dem Arbeitsblatt-oO(4).