Datenfelder in das Serienhauptdokument einfügen


1. Nachdem wir die Datenbank erstellt haben, kommen wir in unserem Assistenten zum 4. Schritt. Hier möchte er helfen, die Brieanrede korrekt zu gestalten, weil dazu etwas tiefere Kenntnisse gehören.
Wir verzichten aber auf diesen Komfort und deaktivieren das Häcken unter (1) und klicken anschließend auf (2) <Weiter>.

Briefanrede

Abb. 1

2. Auch im nächsten Fenster bietet der Assistent sein Hilfe an, um den Adressblock im Brief einzurichten. Auch diese Funktion wollen wir nicht nutzen, deshalb deaktivieren wir wieder das Häckchen unter (1) und gehen mit (2) <weiter> zum nächsten Schritt.

Adressblock einrichten

Abb. 2

3. Wäre unser Serienhauptdokument schon fertig gestellt, könnten wir uns hier schon eine erste Vorschau auf das Ergebnis gönnen.
Unserem Dokument fehlen aber noch die Feldbezeichnungen (Seriendruckfelder), die wir bei der Definition der Datenbank angelegt haben. [siehe Arbeitsblatt-oO(3)].
Wir klicken deshalb auf den Button <Dokument bearbeiten...>.

Dokument anpassen

Abb. 3

4. Wir befinden uns jetzt wieder in unserem Serienhauptdokument. Um die Seriendruckfelder einzufügen öffnen Sie das Menü <Einfügen>, wählen dort die Option <Feldbefehl> (1) aus, und klicken anschließend auf <Andere...> (2).

Feldfunktion aufrufen

Abb. 4

5. Wir gelangen jetzt in das Fenster "Feldbefehle". Aktivieren Sie dort den Reiter "Datenbank" (1). Anschließend wählen Sie links den Feldtyp <Seriendruck-Feld> (2). Im Fenster rechts daneben, sehen Sie alle Datenbanken, die sich auf Ihrem System befinden. Klicken Sie zunächst auf das "Plus-Zeichen" vor der Datenbank "Mitteilung" (3) und anschließend öffnen Sie die Struktur der Datenbank Mitteilung. Sie sehen dann alle zuvor definierten Feldnamen (4). Markieren Sie jetzt im Brief eine Stelle, an der ein bestimmtes Seriendruck-Feld plaziert werden soll. Markieren Sie dieses Feld in der Liste (4) und klicken abschließend auf <Einfügen> (5). Wiederholen Sie diese Schritte so lange, bis an allen rot markierten Stellen Feldnamen stehen.

Seriendruckfelder einfügen

Abb. 5

6. Die nebenstehende Abbildung zeigt das Seriendruckfeld "Nachname". Die spitzen Klammern zeigen, dass es sich hier nicht um Text, sondern um einen Feldnamen handelt.
Vergessen Sie nicht, die Formatierung dem übrigen Text anzupassen, was in der nebenstehenden Abbildung noch nicht geschehen ist. lächelnd

Aussehen Seriendruckfeld

Abb. 6

7. Als Sie den Seriendruckassistenten verließen, um das Hauptdokument zu bearbeiten, wurde in dem Hauptdokument das nebenstehende Fenster eingeblendet. Da wir jetzt unser Hauptdokument vollständig fertig gestellt haben, kehren wir über dieses Fenster wieder zurück zu unserem Assistenten.

Hauptdokument schließen

Abb. 7

8. Damit kommen wir in das 7. Fenster des Seriendruckassistenten. Hier bietet er seine Hilfe an, um einzelne Seriendruckbriefe mit speziellen Textelementen zu versehen. Dazu sucht man in (1) nach bestimmten Feldinhalten und kann dann über den Button (2) zu dem speziellen Seriendruckbrief gelangen, um ihn zu bearbeiten.
Zum Verständnis: Es wird nicht das Hauptdokument, sondern schon ein bestimmter Serienbrief bearbeitet.
Auch diesen Service wollen wir nicht in Anspruch nehmen und betätigen deshalb den <Weiter>-Button.

Fenster

Abb. 8


Damit sind alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen! Es fehlt jetzt nur noch der krönende Abschluss, bei dem die Inhalte beider Dokumente (Hauptdokument und Datenbank) miteinander gemischt werden.

Weiter mit Arbeitsblatt-oO(6)

Last modified: Donnerstag, 13 September 2012, 10:13 AM